Bab 5 — Purchase Order (Pembelian)

5.1 Melihat daftar PO

Menu: Operasi → Pembelian → Daftar PO (/admin/purchase-orders)

5.2 Membuat PO baru

Draft & autosave (pencatatan bertahap)

Sama seperti SO, form PO mendukung dua lapisan penyimpanan sementara:

Autosave hanya di browser yang sama. Simpan Draft menyimpan ke server agar bisa dibuka dari perangkat/user lain yang punya akses.

PO manual (umum)

1. Buat PO baru (/admin/purchase-orders/new).
2. Pilih Vendor dan Entity (stok masuk EITO atau ALBATROSS). Diskon % baris bisa terisi otomatis dari default diskon vendor.
3. Tambah item: SKU, qty, harga beli, diskon baris.
4. Tanggal order / expected date / catatan.
5. Pilih cara simpan:
   • Simpan Draft — tersimpan di server, belum dikirim ke vendor.
   • Buat / Kirim (sesuai UI) — lanjut proses operasional.

PO dari Sales Order (pengadaan)

Untuk SO Pending Fulfillment, DRAFT (kekurangan stok), atau Confirmed yang masih short:

1. Buka Detail SO → klik Buat PO Pengadaan (atau Buat PO Pengadaan Lanjutan jika sudah ada PO).
2. Anda diarahkan ke /admin/purchase-orders/new?salesOrderId=....
3. Form menampilkan banner PO dikaitkan ke SO dan mengisi otomatis:
   • Entity sama dengan SO
   • Catatan referensi nomor SO
   • Item = SKU yang masih kekurangan (qty = sisa demand − stok tersedia − qty di PO aktif)
   • Nama produk / SKU dari template SO
   • Harga = harga di baris SO (bisa disesuaikan)
4. Pilih Vendor, lengkapi tanggal jika perlu.
5. Simpan Draft atau lanjutkan proses PO.

PO tersimpan dengan relasi ke SO. PO muncul di panel Purchase Order Terkait di detail SO dan di Board Pengadaan (Bab 4.11).

Multi PO / PO Pengadaan Lanjutan

Satu SO boleh punya lebih dari satu PO pengadaan selama masih ada item/qty yang belum tercakup:

Qty template = sisa demand SO − stok tersedia − qty di PO aktif (bukan CANCELLED)

Contoh: PO-1 ke Vendor A hanya menutup sebagian qty → terima barang → buat PO Lanjutan ke Vendor B untuk sisa.

Hak akses: tombol Buat PO Pengadaan / Lanjutan memerlukan izin create pada modul purchase-orders (biasanya Operations / Superadmin).

5.3 Kirim PO ke vendor

Dari detail PO (Draft) → Kirim ke Vendor → status SENT.

Edit item PO (tambah / batalkan spare part)

Gunakan ini jika setelah PO dibuat ada item yang ditambah, qty diubah, atau dibatalkan sebelum barang diterima.

Syarat:

Langkah:

1. Buka Detail PO (/admin/purchase-orders/[id]).
2. Di kartu Item Purchase Order, klik Edit Item.
3. Ubah qty/harga/diskon, hapus baris, atau Tambah Item (cari SKU).
4. Klik Simpan Item. Subtotal / PPN / grand total dihitung ulang.
5. Riwayat aktivitas PO mencatat Edit Item.

Tips: Edit sebelum klik Terima Barang. Setelah ada penerimaan, item terkunci — buat PO baru atau retur untuk koreksi pasca-terima.

5.4 Terima barang

Dari detail PO (SENT atau PARTIALLY_RECEIVED):

1. Pilih entitas penerima & user penerima.
2. Isi qty yang diterima (bisa partial per item).
3. Terima Barang.

Efek:

• Stok available bertambah.
• Price history + recalculate harga jual SKU (COGS × markup).
• Status PO → PARTIALLY_RECEIVED atau RECEIVED.

5.5 Preview & PDF PO

Dari detail PO: Preview dan unduh PDF untuk dikirim ke vendor.

5.6 Pembayaran ke vendor

Dari detail PO (SENT / RECEIVED) — Catat Pembayaran ke Vendor:

• DP / cicilan / pelunasan, metode, bukti.
• Modul payments — role Finance / yang diberi izin.

Muncul di Laporan → Pengeluaran Harian.

5.7 Membatalkan PO

Hanya status Draft → Batalkan PO.

5.8 Retur Purchase Order

Menu: Operasi → Pembelian → Retur PO

Tombol Buat Retur dari detail PO yang sudah diterima.

5.9 Kaitan PO dengan Sales Order

5.10 Pembatalan Purchase Order

• PO yang sudah ada penerimaan barang atau pembayaran (non-superadmin) tidak dapat dibatalkan.
• Badge Menunggu Persetujuan Batal muncul di detail PO saat permintaan aktif.
• PO terhubung ke SO: setelah penerimaan barang dan stok cukup, kartu hijau Siap Delivery Order + tombol Buat Delivery Order langsung ke halaman DO SO terkait.