Bab 5 — Purchase Order (Pembelian)
5.1 Melihat daftar PO
Menu: Operasi → Pembelian → Daftar PO (/admin/purchase-orders)
| Status | Arti |
|---|---|
| Draft | Masih disusun |
| Dikirim (SENT) | Sudah ke vendor, menunggu barang |
| Diterima sebagian (PARTIALLY_RECEIVED) | Sebagian qty sudah masuk stok |
| Diterima (RECEIVED) | Semua qty diterima |
| Dibatalkan | PO batal |
5.2 Membuat PO baru
PO manual (umum)
- Buat PO baru (
/admin/purchase-orders/new). - Pilih Vendor dan Entity (stok masuk EITO atau ALBATROSS).
- Tambah item: SKU, qty, harga beli, diskon baris.
- Tanggal order / expected date / catatan.
- Simpan → Draft.
PO dari Sales Order (pengadaan)
Untuk SO Pending Fulfillment:
- Buka Detail SO → klik Buat PO Pengadaan.
- Anda diarahkan ke
/admin/purchase-orders/new?salesOrderId=.... - Form menampilkan banner PO dikaitkan ke SO dan mengisi otomatis:
- Entity sama dengan SO
- Catatan referensi nomor SO
- Item = SKU yang masih kekurangan stok (qty = sisa order − stok tersedia)
- Harga = harga di baris SO (bisa disesuaikan)
- Pilih Vendor, lengkapi tanggal jika perlu, simpan → Draft.
PO tersimpan dengan relasi ke SO. PO muncul di panel Purchase Order Terkait di detail SO dan di Board Pengadaan (Bab 4.10).
Hak akses: tombol Buat PO Pengadaan memerlukan izin create pada modul purchase-orders (biasanya Operations / Superadmin).
5.3 Kirim PO ke vendor
Dari detail PO (Draft) → Kirim ke Vendor → status SENT.
5.4 Terima barang
Dari detail PO (SENT atau PARTIALLY_RECEIVED):
- Pilih entitas penerima & user penerima.
- Isi qty yang diterima (bisa partial per item).
- Terima Barang.
Efek:
- Stok available bertambah.
- Price history + recalculate harga jual SKU (COGS × markup).
- Status PO → PARTIALLY_RECEIVED atau RECEIVED.
5.5 Preview & PDF PO
Dari detail PO: Preview dan unduh PDF untuk dikirim ke vendor.
5.6 Pembayaran ke vendor
Dari detail PO (SENT / RECEIVED) — Catat Pembayaran ke Vendor:
- DP / cicilan / pelunasan, metode, bukti.
- Modul
payments— role Finance / yang diberi izin.
Muncul di Laporan → Pengeluaran Harian.
5.7 Membatalkan PO
Hanya status Draft → Batalkan PO.
5.8 Retur Purchase Order
Menu: Operasi → Pembelian → Retur PO
| Langkah | Keterangan |
|---|---|
| 1. Buat Retur | PO status RECEIVED, pilih item & qty |
| 2. Draft | POR-YYYY-MM-### |
| 3. Konfirmasi | Stok keluar, nilai retur naik, refund vendor opsional |
Tombol Buat Retur dari detail PO yang sudah diterima.
5.9 Kaitan PO dengan Sales Order
| Aspek | Perilaku |
|---|---|
| Kapan terkait | Saat PO dibuat lewat Buat PO Pengadaan dari detail SO, atau salesOrderId dikirim saat simpan PO |
| Di detail SO | Panel Purchase Order Terkait + status procurement |
| Di detail PO | Nomor SO sumber (jika dikaitkan) — lacak dari board atau detail SO |
| Status PO → board SO | SENT / PARTIALLY_RECEIVED → kolom PO In Transit; stok cukup → Siap Kirim |
| PO tanpa SO | Tetap valid; tidak muncul di board pengadaan per SO |
5.10 Pembatalan Purchase Order
| Role | Perilaku |
|---|---|
| Superadmin | Batalkan langsung (status DRAFT atau SENT tanpa penerimaan barang) |
| Role lain | Ajukan pembatalan → Superadmin setujui di menu Persetujuan SO |
- PO yang sudah ada penerimaan barang atau pembayaran (non-superadmin) tidak dapat dibatalkan.
- Badge Menunggu Persetujuan Batal muncul di detail PO saat permintaan aktif.
- PO terhubung ke SO: setelah penerimaan barang dan stok cukup, kartu hijau Siap Delivery Order + tombol Buat Delivery Order langsung ke halaman DO SO terkait.